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Das Angebot in den Großstädten Deutschlands ist von privaten und professionellen Carsharing-Anbietern fast an jedem Ort. Neben einer privaten Nutzung ist daher auch eine berufliche Nutzung naheliegend. Angesichts dessen werden manche Unternehmer daran denken, Carsharing auch für ihre geschäftlichen Tätigkeiten zu nutzen. Sei es zur flexiblen Erweiterung des existierenden Fuhrparks oder um als Freiberufler unkompliziert zum Kunden zu gelangen: Das Konzept, nur zu zahlen, wenn ein Auto tatsächlich genutzt wird, kann in vielerlei Hinsicht attraktiv erscheinen. Damit es keine steuerlichen Überraschungen gibt, sind jedoch einige wichtige Punkte zu beachten.

Ist es so einfach, Carsharing im Rahmen geschäftlicher Tätigkeit zu nutzen? Was muss man hinsichtlich Buchführung und Steuern dabei beachten?

Hinsichtlich der Buchhaltung

In Bezug auf die Buchhaltung ist es empfehlenswert, die Abrechnungen für Dienstreisen direkt im Anschluss zu überprüfen, sie von den privaten Fahrten möglichst zu trennen und gegebenenfalls um fehlende Informationen zu ergänzen, so dass alle Kriterien für den Vorsteuerabzug eingehalten werden. Wenn Sie Ihre Belege zu lange liegen lassen, wird es unter Umständen schwierig festzustellen, ob es sich bei einer Fahrt um eine Dienstreise oder eine private Fahrt gehandelt hat.

Nicht alle Anbieter weisen die Orte für Beginn und Beendigung der Miete exakt auf ihren Rechnungen aus. Manche großen Carsharing-Anbieter bieten die Möglichkeit, gesonderte Abrechnungen für Geschäftsfahrten einzurichten. Davon sollten Sie Gebrauch machen.

ACHTUNG!! Heimfahrten vom Büro sind keine Dienstreisen und gelten nicht als Betriebsausgaben.

 

Hinsichtlich der Steuern

Als normale Dienstreise gelten Kundenbesuche mit einem Carsharing-Wagen. Die Rechnungen werden vom Arbeitnehmer eingereicht und steuerfrei erstattet. Der Arbeitgeber kann diese Fahrt also wie gewohnt als Betriebsausgabe bei der Steuer geltend machen. Ebenfalls liegt eine Betriebsausgabe vor, wenn der Unternehmer die Dienstreise selbst unternimmt.

Im Falle, dass der Arbeitnehmer von der Arbeit nach Hause oder von zu Hause zur Arbeit fährt und einen Carsharing-Wagen nimmt, liegt eine private Fahrt vor. Hier kann er ausschließlich die Entfernungspauschale (0,30 €/km) in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Hierbei handelt es sich NICHT um die tatsächlich gefahrenen Kilometer, sondern um die Entfernung zwischen Tätigkeitsstätte und Wohnsitz.

Darüber hinaus kann der Arbeitgeber die Autos seinen Mitarbeitern auch zur privaten Nutzung überlassen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

• Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten nicht nur für geschäftliche, sondern auch für Privatfahrten.

• Der Arbeitnehmer zahlt für die Privatnutzung eine Art Miete und beteiligt sich somit an den Carsharing-Kosten.

Zum ersten stellt die Nutzung des Autos einen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer dar „Der geldwerte Vorteil besteht in der anteiligen Miete, die der Arbeitgeber für das Fahrzeug zu zahlen hat“, also um Arbeitslohn, wodurch Lohnsteuer und Lohnnebenkosten erhöht werden.

Zum zweiten trägt der Arbeitnehmer zur Refinanzierung der Flotte bei „Die Ein-Prozent-Regelung spielt jedoch hier keine Rolle, da es sich um kein Betriebsfahrzeug handelt“.

Zuletzt wird die Fahrt zum Kunden und anschließend nach Hause jedoch in vollem Umfang als Dienstreise gewertet, hier können also die gesamten Kosten steuerlich geltend gemacht werden.

 

0,03 % Zuschlag auch für Park-and-ride-Nutzer

Der Zuschlag für die Fahrten zur Arbeit ist auch zu erheben, falls der Arbeitnehmer seine arbeitstägliche Strecke zum Betrieb im Park-and-ride-System zurücklegt. Übernimmt der Arbeitgeber die Carsharing-Kosten nicht nur für geschäftliche, sondern auch für Privatfahrten und wird der Carsharing-Wagen nur für eine Teilstrecke eingesetzt, weil der Arbeitnehmer für den übrigen Weg zum Arbeitgeber öffentliche Verkehrsmittel benutzt, ist nach bisheriger Besteuerungspraxis der Finanzämter gleichwohl bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils die gesamte Entfernung zugrunde zu legen.

Eine Beschränkung der Zuschlagsberechnung auf die mit dem Carsharing-Wagen zurückgelegte Entfernung ist dann zulässig, wenn der Arbeitgeber das Fahrzeug ausdrücklich nur für diese Teilstrecke zur Verfügung stellt. Die weitergehende Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte muss dem Arbeitnehmer untersagt sein.

Auch nach Auffassung der Rechtsprechung besteht ein Anscheinsbeweis dafür, dass der Arbeitnehmer den Carsharing-Wagen für die Gesamtstrecke nutzt, wenn der Carsharing-Wagen ohne ausdrückliche Beschränkung seitens des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen wird. Allerdings kann dieser Anscheinsbeweis nicht nur durch ein Nutzungsverbot hinsichtlich der mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegten Teilstrecke entkräftet werden. Ausreichend ist es bereits, wenn eine auf den Arbeitnehmer ausgestellte Jahres-Bahnfahrkarte vorgelegt wird, aus der sich eine tatsächliche Nutzung des Carsharing-Wagens nur für den Weg von der Wohnung zum jeweiligen Bahnhof ergibt. In diesem Fall ist der Zuschlag von 0,03 % ausschließlich nach den Entfernungskilometern der Teilstrecke zu berechnen, für die der Carsharing-Wagen tatsächlich eingesetzt wird.

 

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