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Die Digitalisierung in unserer Welt ist ein wichtiges Thema, das Selbstständige und Arbeitnehmer sowie (Startup-) Unternehmer gleichermaßen in allen Wirtschaftszweigen betrifft. Daher ist der eingeschlagene Weg „Elektronik statt Papier“ auch aus Sicht der Steuerberater der richtige Weg, da das elektronische Steuerverfahren aus der Kommunikation des Steuerpflichtigen/Steuerberaters mit dem Finanzamt nicht mehr wegzudenken ist. Neue Wege können, auch Dank der starken EDV-Dienstleister, wie der DATEV, von den Berufsangehörigen problemlos beschritten werden. 

Unternehmerische Fakten

Der digitale Wandel erfasst die deutsche Wirtschaft auf ganzer Breite. Hierzulande antwortet der größte Teil der Unternehmen auf die Frage, ob die Digitalisierung ihre Geschäfts- und Arbeitsprozesse beeinflusst, mit Ja. Bis 30 Prozent aller Betriebe ordnen sich auf die Frage „Wie schätzen Sie den Stand der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen insgesamt ein?“, bei „voll“ oder „nahezu voll“ entwickelt ein. Über ein Drittel der Unternehmen gibt an, dass sich die Digitalisierung positiv auf die Umsatzentwicklung auswirkt. Daher entstehen in einer digitalisierten Wirtschaft auch neue Qualifizierungsanforderungen im Bereich des Versteuerungsverfahrens, dessen sind sich die Unternehmen zunehmend bewusst. Für Startup-Unternehmen ist es fast schon eine Selbstverständlichkeit.

Ein positives Bild zeigt sich beim Einfluss der Digitalisierung auf die Mitarbeiterzahl. Statistisch gesehen rechnen 23 Prozent der Unternehmen mit mehr Mitarbeitern, 62 Prozent sehen keine Veränderung und nur 15 Prozent erwarten weniger. Mit zunehmendem Grad der Digitalisierung sind die Unternehmen immer mehr auf zuverlässige Informations- und Kommunikationssysteme angewiesen. Als Startup-Unternehmer solltest du dir deshalb Gedanken über die Sicherheit deiner Daten machen.

Durch die Digitalisierung ergeben sich auch viele neue Rechtsfragen, die mit den gegenwärtigen Gesetzen nicht ausreichend abgedeckt sind, vor allem im Steuerrecht.

Digitalisierung in der Praxis

Es dauerte durch die Digitalisierung nicht lange, und auch steuerrechtlich relevante Unterlagen wurden durch manchen Steuerpflichtigen nur noch in digitaler Form aufbewahrt. Jeder ist dafür verantwortlich, auf seine Daten jederzeit zuzugreifen zu können, wenn er sie digital einem Steuerberater übermittelt oder auf einem externen Server lagert. Aber bei Datenverlust kannst du als Steuerpflichtiger die entsprechenden Belege und Dokumente nicht vorlegen, sodass du mit allen Konsequenzen zu rechnen hast. Auch im digitalen Bereich bleibt es ebenso für dich als Startup-Unternehmer bei den allgemeinen Grundsätzen, die seit langer Zeit in der Buchhaltung zu berücksichtigen sind. Nämlich der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Verbuchung. An erster Stelle steht für die Finanzämter die Nachprüfbarkeit von steuerlichen Sachverhalten. 

Wenn du dich also digitaler Hilfsmittel bedienst, musst du sicherstellen, dass diese rechtskonform sind. Wichtig beim Benutzen einer Software ist zu beachten, dass die Überprüfbarkeit von Änderungen, Löschungen oder Ergänzungen durchgeführt werden kann. Die Finanzverwaltung stellt eindeutig klar, dass du bei digitaler Buchhaltung Maßnahmen ergreifen musst, die gegen Verlust wirken und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen schützen. 

Dem Finanzamt ist es wichtig festzustellen, welche Änderungen vorgenommen worden sind und wann. Im Falle die Finanzverwaltung Mängel in der digitalen Buchführung erkennt, ist der Aussteller der Zertifikate oder Testate dafür verantwortlich und wird in die Haftung genommen. Hierbei sollte dein Steuerberater die und dein Startup-Unternehmen beraten. Denn im Steuerrecht gelten sehr hohe Anforderungen an die zu erfüllenden Pflichten. Es stellt sich sogar die Frage, inwieweit man überhaupt Unternehmen vertrauen darf, die solche Zertifikate und Testate ausstellen. Hier es wird sicher darauf ankommen, wie diese Zertifikate und Testate beschrieben sind und wer letztlich der Aussteller ist. Wir haben bereits vielseitige Erfahrungen mit guten und schlechten Anbietern gemacht, und wir geben diese Erfahrungen gerne an dich weiter.

Grundsätzlich ist es möglich, die steuerrelevanten Dokumente einzuscannen und digital aufzubewahren. Hierbei musst du aber sicherstellen, dass jederzeit auf die Daten zugegriffen werden kann. Die Finanzbehörden haben jederzeit das Recht, im Rahmen einer Prüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das jeweilige Programm hierbei zu nutzen. Auf Wunsch können die Finanzbehörden auch die Daten auf einem Datenträger verlangen. So etwas können wir auf Wunsch ebenfalls für dich übernehmen.

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